مدارک ارسال شده توسط شرکت کنندگان فقط در دسترس دبیر علمی جشنواره قرار دارد و هیچ یک از داوران و شرکت کنندگان دیگر به طور مستقیم به مستندات ارسال شده توسط شرکت کنندگان دسترسی ندارند.
دبیر علمی بعد از مشاهده مستندات، تاییدیه وجود مدارک را برای داور ارسال می کند.